De klantenservice is één van de belangrijkste afdelingen binnen een organisatie. Een goede klantenservice kan je bedrijf namelijk maken of breken. Je kunt nog zulke goede producten of diensten leveren, als je klachten of andere opmerkingen niet goed afhandelt, ga je klanten kwijtraken. En dat is natuurlijk niet nodig. Maar waar moet een goede klantenservice aan voldoen? En wat moet je vooral niet doen? Dit alles vertellen we je in dit blog én we kijken naar een goed voorbeeld van een bedrijf dat zijn klantenservice op orde heeft. Dus lees snel verder!

Waar moet een goede klantenservice aan voldoen?

Voor je weet hoe je je klantenservice aan moet pakken, zul je eerst moeten weten waar een goede klantenservice aan moet voldoen. En daar komt nogal wat bij kijken, misschien wel meer dan je denkt. Het belangrijkste is misschien wel dat klanten goed kunnen vinden waar ze moeten zijn voor vragen, klachten of opmerkingen. Zet dit dus duidelijk op je website en zorg dat er meerdere mogelijkheden zijn om contact met je op te nemen. Krijg je een klacht per mail binnen? Stuur dan altijd zo snel mogelijk een ontvangstbevestiging. Zet in deze ontvangstbevestiging ook een uiterlijke datum waarop de klacht beantwoord wordt. Wees altijd zo vriendelijk mogelijk, ook als je vindt dat de klant ongelijk heeft. Bedank hem of haar voor de opmerkingen en zeg dat je er alles aan gaat goed om zijn klacht tot een goed einde te laten komen. En maak deze belofte ook waar!

Wat moet je vooral niet doen?

Er zijn ook een aantal zaken die je vooral niet moet doen. Eén van die dingen is de klant niet beantwoorden. Dit klinkt heel logisch, maar helaas zijn er veel bedrijven die klachten van klanten niet serieus nemen en er niet op antwoorden. Dit is echt een verloren kans. Neem je klant altijd serieus, ook al ben je het niet eens met hem. Blijf altijd beleefd en bedank hem voor zijn opmerkingen. Zeg nooit dat het de schuld van de klant zelf is, maar vertel hem dat je er alles aan doet om het voorval niet meer te laten gebeuren.

Klantenservice Vitens

We kunnen natuurlijk een aantal grote bedrijven noemen die hun klantenservice uitstekend op orde hebben. Bol.com is hier een voorbeeld van. Maar voor grote bedrijven is het makkelijker om mensen hier fulltime mee bezig te laten zijn. Daarom nemen we als voorbeeld van de klantenservice van Vitens. De klantenservice van Vitens weet hoe zij hun klanten serieus genomen kunnen laten voelen en steekt extra aandacht in een goede afhandeling van klachten en opmerkingen. Zij zijn bereikbaar via verschillende manieren. Abonnementen sluiten zij makkelijk voor je af maar zeggen het ook voor je op. Het is voor klanten namelijk belangrijk dat je hier niet ingewikkeld over doet.