Het vaststellen van uw Kritieke Prestatie Indicatoren

Ik zal beginnen met het uitleggen van de betekenis van KPI. Zoals hierboven vermeld staat de afkorting KPI voor kritieke presentatie indicatoren. In het Engels wordt ook de afkorting KPI gebruikt, maar deze staat voor key performance indicators. KPI's worden ook wel sleutelindicatoren genoemd.

KPI’s zijn een operationeel instrument om de prestaties van een onderneming te monitoren met als doelstelling deze te verbeteren.

In feite kan de strategie van een bedrijf worden omgezet in een verscheidenheid aan lange termijn doelen. Deze lange termijn doelen worden vervolgens omgezet in korte termijn doelen, die beter manoeuvreerbaar van aard zijn en dus gevoeliger voor beïnvloeding. Key Performance Indicators (KPI's) worden gebruikt om te monitoren of de prestaties van het bedrijf voldoen aan uw (operationele) doelstellingen. KPI's kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks worden gecontroleerd. Op deze manier kunt u bepalen of het doel wordt bereikt met gelijkwaardige prestaties.

Doelstellingen

Zoals hierboven vermeld, vormen (operationele) doelstellingen altijd de basis van een specifieke KPI. Koppel na het stellen van het doel een of meer KPI's aan het doel. Daarom moet de target (en dus de KPI) altijd het SMART-principe volgen. Dit betekent bijvoorbeeld dat er een tijdsperiode moet worden gedefinieerd waarin het doel moet worden bereikt.

Zolang deze periode voortduurt, zullen KPI's worden gebruikt in combinatie met de PDCA-methode van Deming (geplande inspectiemethode) om de realisatie van deze doelen te bewaken, te beheren en bij te sturen.

KPI speelt daarbij een cruciale rol omdat deze vroeger punctueel was. Hebben onze acties de verwachte resultaten opgeleverd? Met andere woorden: wordt ons doel bereikt?

Houd er echter rekening mee dat het opstellen van KPI's geen doel op zich is: Het zijn indicatoren die de monitoring van specifieke doelen ondersteunen.

Randvoorwaarden

Een goed gedefinieerde KPI voldoet naast de eerder besproken SMART criteria ook aan de volgende kenmerken:

• Regelmatig meetbaar (elk uur / dagelijks / wekelijks / maandelijks).
• Kijkend naar de toekomst (gericht op het doel), wat moeten we bereiken.
• Directe invloed op de resultaten van de organisatie.
• Er zijn geen financiële beperkingen.
• Het wordt bepaald door het management of de raad van bestuur, maar iedereen in de organisatie kan het begrijpen. Als prestaties niet kunnen worden beïnvloed door medewerkers die het verschil kunnen maken, heeft het geen zin om dat te laten zien. Ze kunnen de resultaten immers niet verbeteren.
• Minder, meer: ​​3 tot 6 duidelijk gedefinieerde KPI's zullen 'belangrijker' zijn dan de hele waslijst.
• Vergeleken met de onwil om te veel stappen tegelijk te zetten, is de motivatie om het doel stap voor stap te bereiken groter.